Polityka prywatności

Niniejsza Polityka prywatności opisuje, w jaki sposób w serwisie Teodo (dalej „Serwis” lub „Teodo”) przetwarzane są dane osobowe oraz jakie prawa przysługują osobom, których dane dotyczą. Dokument przygotowano zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (dalej „RODO”).

1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych użytkowników Serwisu (fachowców korzystających z Teodo) jest Rafał Urbaniec prowadzący działalność gospodarczą pod firmą Imperio Rafał Urbaniec, NIP 7521411181, REGON 367755228, z siedzibą: ul. Wrzosowa 35, 46-053 Suchy Bór (dalej „Operator”).

Kontakt w sprawach dotyczących danych osobowych: urbaniec.rafal@gmail.com.

2. Dwie role Operatora

Teodo jest narzędziem dla fachowców (elektryków, hydraulików, dekarzy itd.), którzy tworzą oferty dla swoich klientów końcowych. Z tego powodu Operator występuje w dwóch rolach:

• Administrator — w odniesieniu do danych samych użytkowników (fachowców): adres e-mail, dane firmy, dane rozliczeniowe, notatki obsługowe.
• Podmiot przetwarzający (procesor) — w odniesieniu do danych klientów końcowych, które fachowiec wprowadza do Serwisu. Administratorem tych danych jest fachowiec; Operator przetwarza je wyłącznie na jego polecenie, na podstawie umowy powierzenia zawartej w Regulaminie (art. 28 RODO).

3. Zakres przetwarzanych danych

4. Cele i podstawy prawne

• Świadczenie usługi i obsługa konta — wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
• Przetwarzanie danych klientów końcowych — na podstawie powierzenia od fachowca (art. 28 RODO); fachowiec odpowiada za podstawę prawną zebrania tych danych.
• Odpowiedź na wiadomość i obsługa korespondencji — prawnie uzasadniony interes Operatora polegający na udzieleniu odpowiedzi osobie, która się z nami kontaktuje (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), a gdy pytanie dotyczy zawarcia umowy — działania podejmowane na Twoje żądanie przed jej zawarciem (art. 6 ust. 1 lit. b RODO). Podanie adresu e-mail jest dobrowolne, ale bez niego nie mamy jak odpisać.
• Rozliczenia i obowiązki podatkowe — obowiązek prawny (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).
• Bezpieczeństwo, zapobieganie nadużyciom, dochodzenie roszczeń — prawnie uzasadniony interes Operatora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

5. Odbiorcy danych i podmioty przetwarzające

Operator korzysta z zaufanych dostawców (podprzetwarzających), z którymi zawarł umowy powierzenia przetwarzania danych:

Lista dostawców może być aktualizowana wraz ze zmianą dostawców usług. O zamierzonej zmianie podprzetwarzającego informujemy z wyprzedzeniem (w Serwisie lub e-mailem), umożliwiając zgłoszenie sprzeciwu — tak samo stanowi §6 Regulaminu; aktualny stan listy jest zawsze widoczny w niniejszej Polityce.

Transfer poza Europejski Obszar Gospodarczy

Anthropic przetwarza dane w USA. Transfer odbywa się na podstawie standardowych klauzul umownych (SCC) zatwierdzonych przez Komisję Europejską. W szczególności opis prac wpisany lub podyktowany do asystenta AI jest przekazywany do Anthropic w celu wygenerowania treści oferty. Do asystenta przekazujemy minimum danych potrzebnych do dopasowania klienta (identyfikator i nazwę), bez adresów i numerów telefonu. Odpowiedzialność za treść danych dobrowolnie wpisanych lub podyktowanych do asystenta AI ponosi Użytkownik, który powinien unikać przekazywania danych, które nie są niezbędne do przygotowania oferty.

6. Okresy przechowywania (retencja)

• Dane konta i powiązane dane — przez czas korzystania z usługi.
• Po zgłoszeniu usunięcia konta — dane są usuwane po 30 dniach karencji (okno na cofnięcie decyzji), z wyjątkiem danych, których dalsze przechowywanie jest wymagane przez obowiązujące przepisy prawa.
• Konto nieopłacone — usuwane 30 dni po wygaśnięciu licencji, po wcześniejszym ostrzeżeniu e-mail na 7 dni przed usunięciem, z wyjątkiem danych, których dalsze przechowywanie jest wymagane przez obowiązujące przepisy prawa.
• Transkrypty rozmów z asystentem AI — przechowywane do 6 miesięcy.
• Szczegółowe dane o odsłonach stron publicznych — 30 dni; potem zostają wyłącznie zbiorcze liczby, które nie dotyczą nikogo indywidualnie. Klucz pozwalający powiązać odsłony jednej wizyty usuwamy nazajutrz (punkt 9).
• Korespondencja z formularza kontaktowego i zgłoszenia z aplikacji —12 miesięcy od zamknięcia sprawy. Sprawy niezamknięte zostają niezależnie od upływu czasu.
• Dane niezbędne do rozliczeń — przez okres wymagany przepisami powszechnie obowiązującymi.

7. Prawa osób, których dane dotyczą

Przysługuje Ci prawo do:

• dostępu do danych i otrzymania ich kopii (art. 15 RODO),
• sprostowania danych (art. 16 RODO),
• usunięcia danych (art. 17 RODO),
• ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO),
• przenoszenia danych (art. 20 RODO),
• sprzeciwu wobec przetwarzania (art. 21 RODO),
• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO).

Użytkownicy Teodo mogą samodzielnie zrealizować część tych praw w panelu konta: wyeksportować swoje dane (oferty, klientów, zdjęcia w paczce ZIP) oraz usunąć konto wraz ze wszystkimi danymi. W pozostałych sprawach prosimy o kontakt: urbaniec.rafal@gmail.com.

Jeżeli jesteś klientem końcowym fachowca i chcesz zrealizować swoje prawa, administratorem Twoich danych jest fachowiec, który przygotował ofertę — skieruj żądanie do niego. Operator, jako podmiot przetwarzający, pomoże fachowcowi je obsłużyć.

8. Pliki cookie

Serwis używa wyłącznie plików cookie niezbędnych do działania (utrzymanie sesji po zalogowaniu). Nie stosujemy cookie marketingowych ani profilujących, nie śledzimy adresu IP ani przeglądarki przy publicznych wejściach na strony ofert.

9. Pomiar ruchu na stronach publicznych

Na stronach informacyjnych (strona główna, strony branżowe, poradnik, kalkulatory i wzory dokumentów) mierzymy ruch, żeby wiedzieć, które treści są przydatne. Zapisujemy wyłącznie: adres odwiedzonej strony, czas wejścia, oznaczenie kampanii z adresu (parametry utm, gclid) oraz domenę, z której nastąpiło przejście — bez adresu strony źródłowej i bez wpisanej frazy wyszukiwania.

Do pomiaru nie używamy plików cookie ani żadnego innego zapisu na Twoim urządzeniu, dlatego nie prosimy o zgodę na cookie. Kolejne odsłony w ramach jednej wizyty łączymy nieodwracalnym skrótem wyliczanym z adresu IP, rodzaju przeglądarki i losowego klucza zmienianego codziennie. Ani adres IP, ani pełne oznaczenie przeglądarki nie są nigdzie zapisywane — służą wyłącznie do wyliczenia skrótu. Klucz z danego dnia usuwamy nazajutrz, więc od tego momentu skrótu nie da się powiązać z żadnym urządzeniem.

Szczegółowe dane o odsłonach usuwamy po 30 dniach; zostają wyłącznie zbiorcze liczby (ile wejść na daną stronę danego dnia), które nikogo nie dotyczą indywidualnie. Podstawą przetwarzania jest nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) polegający na pomiarze skuteczności własnych stron. Jeżeli założysz konto, zapamiętujemy przy nim informację o źródle wejścia (np. nazwę kampanii reklamowej) — możesz zażądać jej usunięcia na zasadach z punktu o prawach.

Korzystamy również z Vercel Analytics, które działa bez plików cookie i bez identyfikowania pojedynczych osób.

10. Bezpieczeństwo

Stosujemy środki techniczne i organizacyjne adekwatne do ryzyka, m.in. izolację danych pomiędzy kontami (RLS), prywatne przechowywanie zdjęć z dostępem przez linki czasowe, usuwanie metadanych lokalizacji (EXIF) ze zdjęć przed wysłaniem, wygasające linki do ofert oraz ograniczenia liczby żądań.

11. Zmiany Polityki

Polityka może być aktualizowana. O istotnych zmianach poinformujemy użytkowników w Serwisie lub e-mailem. Data ostatniej aktualizacji znajduje się na początku dokumentu.