Polityka prywatności

Niniejsza Polityka prywatności opisuje, w jaki sposób w serwisie Teodo (dalej „Serwis” lub „Teodo”) przetwarzane są dane osobowe oraz jakie prawa przysługują osobom, których dane dotyczą. Dokument przygotowano zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (dalej „RODO”).

1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych użytkowników Serwisu (fachowców korzystających z Teodo) jest Rafał Urbaniec prowadzący działalność gospodarczą pod firmą Imperio Rafał Urbaniec, NIP 7521411181, REGON 367755228, z siedzibą: ul. Wrzosowa 35, 46-053 Suchy Bór (dalej „Operator”).

Kontakt w sprawach dotyczących danych osobowych: urbaniec.rafal@gmail.com.

2. Dwie role Operatora

Teodo jest narzędziem dla fachowców (elektryków, hydraulików, dekarzy itd.), którzy tworzą oferty dla swoich klientów końcowych. Z tego powodu Operator występuje w dwóch rolach:

• Administrator — w odniesieniu do danych samych użytkowników (fachowców): adres e-mail, dane firmy, dane rozliczeniowe, notatki obsługowe.
• Podmiot przetwarzający (procesor) — w odniesieniu do danych klientów końcowych, które fachowiec wprowadza do Serwisu. Administratorem tych danych jest fachowiec; Operator przetwarza je wyłącznie na jego polecenie, na podstawie umowy powierzenia zawartej w Regulaminie (art. 28 RODO).

3. Zakres przetwarzanych danych

4. Cele i podstawy prawne

• Świadczenie usługi i obsługa konta — wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
• Przetwarzanie danych klientów końcowych — na podstawie powierzenia od fachowca (art. 28 RODO); fachowiec odpowiada za podstawę prawną zebrania tych danych.
• Odpowiedź na wiadomość i obsługa korespondencji — prawnie uzasadniony interes Operatora polegający na udzieleniu odpowiedzi osobie, która się z nami kontaktuje (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), a gdy pytanie dotyczy zawarcia umowy — działania podejmowane na Twoje żądanie przed jej zawarciem (art. 6 ust. 1 lit. b RODO). Podanie adresu e-mail jest dobrowolne, ale bez niego nie mamy jak odpisać.
• Rozliczenia i obowiązki podatkowe — obowiązek prawny (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).
• Bezpieczeństwo, zapobieganie nadużyciom, dochodzenie roszczeń — prawnie uzasadniony interes Operatora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
• Analityka Google i Microsoft Clarity oraz pomiar skuteczności reklam — wyłącznie na podstawie dobrowolnej zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), którą można w każdej chwili wycofać w ustawieniach cookies.

5. Odbiorcy danych i dostawcy usług

Operator korzysta z zaufanych dostawców usług. Charakter ich relacji z Operatorem zależy od danej usługi; nie każdy dostawca działa jako podmiot przetwarzający:

Zgodnie z warunkami Microsoft Clarity, Operator i Microsoft nie występują wobec siebie jako procesor (podmiot przetwarzający), „service provider” ani podmiot o równoważnym statusie; każdy niezależnie odpowiada za dane osobowe, które otrzymuje w związku z usługą. Informacje o sposobie przetwarzania danych przez Microsoft znajdują się także w oświadczeniu Microsoft o ochronie prywatności.

Lista dostawców może być aktualizowana wraz ze zmianą dostawców usług. W odniesieniu do podprzetwarzających o zamierzonej zmianie informujemy z wyprzedzeniem (w Serwisie lub e-mailem), umożliwiając zgłoszenie sprzeciwu — tak samo stanowi §6 Regulaminu; aktualny stan listy jest zawsze widoczny w niniejszej Polityce.

Transfer poza Europejski Obszar Gospodarczy

Anthropic przetwarza dane w USA. Transfer odbywa się na podstawie standardowych klauzul umownych (SCC) zatwierdzonych przez Komisję Europejską. W szczególności opis prac wpisany lub podyktowany do asystenta AI jest przekazywany do Anthropic w celu wygenerowania treści oferty. Do asystenta przekazujemy minimum danych potrzebnych do dopasowania klienta (identyfikator i nazwę), bez adresów i numerów telefonu. Odpowiedzialność za treść danych dobrowolnie wpisanych lub podyktowanych do asystenta AI ponosi Użytkownik, który powinien unikać przekazywania danych, które nie są niezbędne do przygotowania oferty.

6. Okresy przechowywania (retencja)

• Dane konta i powiązane dane — przez czas korzystania z usługi.
• Po zgłoszeniu usunięcia konta — dane są usuwane po 30 dniach karencji (okno na cofnięcie decyzji), z wyjątkiem danych, których dalsze przechowywanie jest wymagane przez obowiązujące przepisy prawa.
• Konto nieopłacone — usuwane 30 dni po wygaśnięciu licencji, po wcześniejszym ostrzeżeniu e-mail na 7 dni przed usunięciem, z wyjątkiem danych, których dalsze przechowywanie jest wymagane przez obowiązujące przepisy prawa.
• Transkrypty rozmów z asystentem AI — przechowywane do 6 miesięcy.
• Szczegółowe dane o odsłonach stron publicznych — 30 dni; potem zostają wyłącznie zbiorcze liczby, które nie dotyczą nikogo indywidualnie. Klucz pozwalający powiązać odsłony jednej wizyty usuwamy nazajutrz (punkt 10).
• Microsoft Clarity — dane potrzebne do odtwarzania nagrań sesji są przechowywane przez 30 dni. Sesje oznaczone lub dodane do ulubionych mogą być przechowywane do 9 miesięcy. Dane kliknięć i map cieplnych są przechowywane przez 9 miesięcy, zgodnie z zasadami retencji Microsoft Clarity.
• Korespondencja z formularza kontaktowego i zgłoszenia z aplikacji —12 miesięcy od zamknięcia sprawy. Sprawy niezamknięte zostają niezależnie od upływu czasu.
• Niewykorzystane zgłoszenia do programu testowego — usuwane po 90 dniach. Po utworzeniu konta obowiązują zasady retencji konta.
• Zgłoszenia rezerwacji online (dane z publicznego formularza firmy) — odrzucone, odwołane albo wygasłe usuwamy po 90 dniach; oznaczone jako podejrzane o spam po 7 dniach. Zaakceptowane stają się danymi klienta i zlecenia u Użytkownika (firmy), która o nich decyduje.
• Dane niezbędne do rozliczeń — przez okres wymagany przepisami powszechnie obowiązującymi.

7. Prawa osób, których dane dotyczą

Przysługuje Ci prawo do:

• dostępu do danych i otrzymania ich kopii (art. 15 RODO),
• sprostowania danych (art. 16 RODO),
• usunięcia danych (art. 17 RODO),
• ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO),
• przenoszenia danych (art. 20 RODO),
• sprzeciwu wobec przetwarzania (art. 21 RODO),
• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO).

Użytkownicy Teodo mogą samodzielnie zrealizować część tych praw w panelu konta: wyeksportować swoje dane (oferty, klientów, zdjęcia w paczce ZIP) oraz usunąć konto wraz ze wszystkimi danymi. W pozostałych sprawach prosimy o kontakt: urbaniec.rafal@gmail.com.

Jeżeli jesteś klientem końcowym fachowca i chcesz zrealizować swoje prawa, administratorem Twoich danych jest fachowiec, który przygotował ofertę — skieruj żądanie do niego. Operator, jako podmiot przetwarzający, pomoże fachowcowi je obsłużyć.

8. Konto klienta w Teodo (portal klienta)

Klient końcowy fachowca może założyć w Teodo bezpłatne konto klienta, żeby w jednym miejscu widzieć swoje zlecenia, terminy wizyt i dokumenty od firm korzystających z Teodo. W odniesieniu do danych tego konta (adres e-mail, hasło, zgody, data potwierdzenia adresu) administratorem jest Operator, a podstawą przetwarzania jest Twoja zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), którą wyrażasz przy zakładaniu konta.

• Łączenie po adresie e-mail. Konto pokazuje zlecenia tych firm, które zapisały u siebie Twój potwierdzony adres e-mail (jako adres klienta lub jego głównego kontaktu). Dane zleceń i dokumentów pochodzą od fachowca — jego administratorem pozostaje fachowiec, a Operator udostępnia je w portalu w jego imieniu. Fachowiec decyduje, które rodzaje dokumentów i czy zdjęcia są widoczne.
• Co widzi fachowiec. Fachowiec widzi wyłącznie to, że adres jego klienta ma konto w Teodo. Nie widzi, kiedy ani co przeglądasz w portalu.
• Gdy firma odejdzie z Teodo. Jeśli fachowiec usunie konto, zachowujemy na Twoim koncie kopię tego, co było w nim widoczne w chwili usunięcia (opis zlecenia, nazwa firmy, dokumenty i zdjęcia). Kopia należy do Twojego konta i jest usuwana razem z nim.
• Informacje o nowościach. Wysyłamy je tylko za osobną, dobrowolną zgodą, którą możesz wycofać w ustawieniach konta.
• Usunięcie konta. Konto klienta możesz usunąć w każdej chwili w ustawieniach konta — usuwamy wtedy dane konta i jego archiwum. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania sprzed jej wycofania. Konto, którego adresu nie potwierdzono w ciągu 30 dni, usuwamy automatycznie.

9. Pliki cookie

Serwis zawsze używa mechanizmów niezbędnych do działania, m.in. do utrzymania sesji po zalogowaniu, zapewnienia bezpieczeństwa oraz zapamiętania wyboru dotyczącego prywatności. Nie wymagają one zgody.

Po wyrażeniu zgody możemy używać plików cookie i podobnych identyfikatorów na publicznych stronach Serwisu (oraz jednorazowo przy potwierdzeniu rejestracji, opisanym niżej) w dwóch opcjonalnych kategoriach: analityczne (Google Analytics i Microsoft Clarity — pomiar korzystania ze stron publicznych, w tym mapy cieplne i nagrania sesji) oraz marketingowe (Google Ads i Meta Pixel — pomiar skuteczności reklam, odsłon stron i potwierdzonych rejestracji). Odmowa nie ogranicza dostępu do Serwisu. Zgodę można w każdej chwili zmienić lub wycofać przez przycisk „Ustawienia cookies”; wycofanie nie wpływa na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania. Po potwierdzeniu adresu e-mail aplikacja może jednorazowo wysłać zdarzenie rejestracji do usług objętych zapisaną zgodą — z osobnej, niewidocznej ramki, usuwanej zaraz po wysyłce. Panel zalogowanego użytkownika nie ładuje Google Analytics, Google Ads ani Meta Pixel, a jego adresy nie są do nich przekazywane. Zgoda marketingowa dotyczy Google Ads i Meta Pixel; Microsoft Clarity zawsze otrzymuje od Serwisu odmowę zgody reklamowej, dlatego dane Clarity nie są udostępniane Microsoft Ads.

10. Pomiar ruchu na stronach publicznych

Na stronach informacyjnych (strona główna, strony branżowe, poradnik, kalkulatory i wzory dokumentów) mierzymy ruch, żeby wiedzieć, które treści są przydatne. Zapisujemy wyłącznie: adres odwiedzonej strony, czas wejścia, oznaczenie kampanii z adresu (parametry utm, gclid) oraz domenę, z której nastąpiło przejście — bez adresu strony źródłowej i bez wpisanej frazy wyszukiwania.

Ten własny pomiar nie używa plików cookie ani żadnego innego identyfikatora zapisywanego na urządzeniu. Kolejne odsłony w ramach jednej wizyty łączymy nieodwracalnym skrótem wyliczanym z adresu IP, rodzaju przeglądarki i losowego klucza zmienianego codziennie. Ani adres IP, ani pełne oznaczenie przeglądarki nie są nigdzie zapisywane — służą wyłącznie do wyliczenia skrótu. Klucz z danego dnia usuwamy nazajutrz, więc od tego momentu skrótu nie da się powiązać z żadnym urządzeniem.

Szczegółowe dane o odsłonach usuwamy po 30 dniach; zostają wyłącznie zbiorcze liczby (ile wejść na daną stronę danego dnia), które nikogo nie dotyczą indywidualnie. Podstawą przetwarzania jest nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) polegający na pomiarze skuteczności własnych stron. Jeżeli założysz konto, zapamiętujemy przy nim informację o źródle wejścia (np. nazwę kampanii reklamowej) — możesz zażądać jej usunięcia na zasadach z punktu o prawach.

Korzystamy również z Vercel Analytics, które działa bez plików cookie i bez identyfikowania pojedynczych osób.

Jeżeli wyrazisz zgodę analityczną, uruchamiamy także Google Analytics i pełne funkcje Microsoft Clarity: analizę zachowań, mapy cieplne oraz nagrania sesji. Clarity może wtedy przetwarzać pseudonimowe identyfikatory, adres odwiedzonej strony, informacje o urządzeniu i przeglądarce oraz interakcje, takie jak kliknięcia, przewijanie i ruch kursora; treść pól wrażliwych jest maskowana. Jeżeli wyrazisz zgodę marketingową, Google Ads może zarejestrować potwierdzenie założenia konta jako konwersję, a Meta Pixel — odsłonę strony serwisu i potwierdzenie rejestracji. Meta może otrzymać adres odwiedzonej strony, identyfikatory plików cookie oraz informacje o urządzeniu i przeglądarce, w tym adres IP. Więcej o przetwarzaniu tych danych opisuje polityka prywatności Meta. Google Consent Mode v2 przekazuje aktualny stan wyboru usługom Google. Microsoft Clarity uruchamiamy dopiero po zgodzie analitycznej i przekazujemy mu odrębny stan Consent API v2: zgodę analityczną oraz stałą odmowę zgody reklamowej. Przed zgodą Clarity nie jest ładowany i nie wysyła także danych bezcookiesowych. Nie wysyłamy w zdarzeniu rejestracji do Google Ads ani Meta Pixel adresu e-mail, nazwy firmy ani innych danych wpisanych do formularza.

11. Bezpieczeństwo

Stosujemy środki techniczne i organizacyjne adekwatne do ryzyka, m.in. izolację danych pomiędzy kontami (RLS), prywatne przechowywanie zdjęć z dostępem przez linki czasowe, usuwanie metadanych lokalizacji (EXIF) ze zdjęć przed wysłaniem, wygasające linki do ofert oraz ograniczenia liczby żądań.

12. Zmiany Polityki

Polityka może być aktualizowana. O istotnych zmianach poinformujemy użytkowników w Serwisie lub e-mailem. Data ostatniej aktualizacji znajduje się na początku dokumentu.