Regulamin

Regulamin określa zasady korzystania z serwisu Teodo — internetowego narzędzia do prowadzenia pracy od oferty do rozliczenia. Korzystając z Serwisu, akceptujesz poniższe postanowienia.

§1. Definicje

• Operator / Usługodawca — Rafał Urbaniec prowadzący działalność gospodarczą pod firmą Imperio Rafał Urbaniec, NIP 7521411181, adres: ul. Wrzosowa 35, 46-053 Suchy Bór, e-mail: urbaniec.rafal@gmail.com.
• Serwis / Teodo — aplikacja dostępna pod adresem teodo.pl, umożliwiająca tworzenie ofert (w tym z pomocą asystenta AI), prowadzenie zleceń oraz rozliczanie pracy.
• Użytkownik — przedsiębiorca (fachowiec) korzystający z Serwisu w ramach prowadzonej działalności.
• Klient końcowy — osoba lub podmiot, dla którego Użytkownik przygotowuje ofertę.
• Okres próbny (Trial) — bezpłatny okres testowy wynoszący 14 dni.
• Licencja — płatny dostęp do Serwisu po zakończeniu okresu próbnego.

§2. Rodzaj i zakres usług

• Serwis umożliwia tworzenie ofert (formularzem lub w rozmowie z asystentem AI), generowanie ich w formacie PDF, prowadzenie cennika i bazy klientów, udostępnianie ofert klientom końcowym oraz prowadzenie zlecenia wraz z dokumentacją zdjęciową.
• Asystent AI ma charakter pomocniczy. Użytkownik odpowiada za weryfikację i poprawność treści oraz wycen w generowanych ofertach.

§3. Zawarcie umowy, okres próbny i płatności

• Umowa zostaje zawarta z chwilą rejestracji konta i akceptacji Regulaminu.
• Rejestracja uprawnia do 14-dniowego okresu próbnego bez podawania danych karty płatniczej.
• Po zakończeniu okresu próbnego konto przechodzi w tryb tylko do odczytu — dotychczasowe oferty pozostają widoczne, lecz tworzenie nowych jest zablokowane do czasu opłacenia Licencji.
• Opłata za Licencję następuje przelewem na rachunek wskazany przez Operatora albo — jeżeli Użytkownik wybierze tę formę w Serwisie — kartą płatniczą, w ramach odnawialnej subskrypcji obsługiwanej przez operatora płatności (Stripe). Subskrypcja odnawia się automatycznie na kolejny okres rozliczeniowy do czasu jej wypowiedzenia; Użytkownik może ją wypowiedzieć w każdej chwili w Serwisie, ze skutkiem na koniec opłaconego okresu.
• Opłacenie Licencji przedłuża jej ważność o okres wynikający z wybranego planu, licząc od dnia następującego po dotychczasowym końcu ważności, a jeżeli Licencja już wygasła — od dnia zaksięgowania wpłaty. Opłacenie Licencji przed końcem bieżącego okresu nie skraca więc dostępu już opłaconego. Aktualne plany i ceny są dostępne na stronie teodo.pl/ceny.

§4. Obowiązki Użytkownika

• Użytkownik zobowiązuje się korzystać z Serwisu zgodnie z prawem oraz podawać dane prawdziwe i aktualne.
• Użytkownik jest administratorem danych osobowych swoich klientów końcowych wprowadzanych do Serwisu i odpowiada za posiadanie podstawy prawnej ich przetwarzania oraz za realizację wobec nich obowiązku informacyjnego.
• Użytkownik nie może wprowadzać treści bezprawnych ani danych, do których przetwarzania nie jest uprawniony.
• Użytkownik ponosi pełną odpowiedzialność za działania wykonywane przy użyciu swojego konta.
• Użytkownik zobowiązuje się do przechowywania istotnych danych związanych z tworzeniem ofert (w tym z pomocą asystenta AI), prowadzeniem zleceń oraz rozliczaniem pracy we własnym zakresie.

§5. Korzystanie z asystenta AI

Treści wpisane lub podyktowane do asystenta AI są przekazywane do zewnętrznego dostawcy (Anthropic, USA) w celu wygenerowania oferty. Użytkownik powinien unikać wprowadzania danych zbędnych dla wyceny. Szczegóły dotyczące przekazywania danych opisuje Polityka prywatności.

§6. Powierzenie przetwarzania danych osobowych (art. 28 RODO)

W zakresie danych klientów końcowych wprowadzanych do Serwisu Użytkownik (jako administrator) powierza Operatorowi (jako podmiotowi przetwarzającemu) ich przetwarzanie na poniższych warunkach. Akceptacja Regulaminu jest równoznaczna z zawarciem umowy powierzenia.

• Przedmiot i cel: przetwarzanie danych klientów końcowych wyłącznie w celu świadczenia usług Serwisu (tworzenie, przechowywanie i udostępnianie ofert oraz zleceń).
• Rodzaj danych: dane identyfikacyjne i kontaktowe klientów końcowych (imię/nazwa, NIP, adres, telefon, e-mail), treść ofert i zleceń, zdjęcia.
• Czas: przez okres obowiązywania umowy o korzystanie z Serwisu, z uwzględnieniem okresów retencji opisanych w Polityce prywatności.
• Polecenia: Operator przetwarza dane wyłącznie na udokumentowane polecenie Użytkownika; korzystanie z funkcji Serwisu stanowi takie polecenie.
• Poufność i bezpieczeństwo: Operator zapewnia poufność oraz stosuje środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka (art. 32 RODO).
• Dalsze powierzenie: Użytkownik wyraża zgodę na korzystanie przez Operatora z podprzetwarzających wskazanych w Polityce prywatności (m.in. Supabase, Vercel, Anthropic, Resend, Microsoft Azure). Operator poinformuje o zamierzonych zmianach, umożliwiając zgłoszenie sprzeciwu.
• Wsparcie: Operator pomaga Użytkownikowi w realizacji praw osób, których dane dotyczą, oraz w obowiązkach z art. 32–36 RODO, w miarę możliwości udostępnianych przez Serwis.
• Zakończenie: po rozwiązaniu umowy dane są usuwane zgodnie z okresami retencji; Użytkownik może wcześniej wyeksportować dane z poziomu Serwisu.

§6a. Współpraca z firmami partnerskimi (podzlecanie)

Serwis umożliwia Użytkownikowi nawiązanie partnerstwa z inną firmą korzystającą z Serwisu i podzlecenie jej wykonania zlecenia. Nawiązanie partnerstwa wymaga zaproszenia przez jedną firmę i wyraźnej akceptacji przez drugą.

• Role stron: firma zlecająca pozostaje administratorem danych swojego klienta końcowego, a firma przyjmująca podzlecenie działa jako podmiot przetwarzający te dane wyłącznie w celu wykonania zleconych prac. Akceptacja partnerstwa jest zawarciem umowy powierzenia między tymi firmami.
• Zakres udostępnianych danych: wraz z podzleceniem przekazywane są adres wykonania, nazwa i opis zakresu prac, dane kontaktowe klienta, zdjęcia zlecenia, pola własne oraz pozycje zakresu (nazwy i ilości). Dokumenty PDF przekazywane są wyłącznie po ich jawnym zaznaczeniu przez firmę zlecającą. Ceny i marża firmy zlecającej nie są udostępniane nigdy. Adres e-mail klienta bierze udział w wysyłce powiadomień o terminie wizyty — Serwis używa go wyłącznie do nadania takiej wiadomości, nie pokazuje go podwykonawcy i nie zapisuje w jego bazie klientów.
• Odrębność baz: klient firmy zlecającej nie jest dopisywany do bazy klientów podwykonawcy. Podwykonawca nie może wyszukać go w swojej bazie ani wystawić mu oferty na podstawie otrzymanego podzlecenia.
• Zakończenie: zerwanie partnerstwa lub odwołanie podzlecenia natychmiast odcina podwykonawcy dostęp do materiałów firmy zlecającej i do danych klienta przekazywanych na bieżąco. Podwykonawca zachowuje własną dokumentację wykonanych prac (zlecenie, pozycje, zdjęcia, numer dokumentu) wraz z danymi kontaktowymi i adresem zapisanymi w niej w chwili przyjęcia podzlecenia — są mu niezbędne do rozliczeń i do wykazania, dla kogo pracował.
• Odpowiedzialność: za dobór firmy partnerskiej i zakres udostępnionych jej danych odpowiada Użytkownik zlecający. Operator Serwisu nie jest stroną umowy podwykonawczej między firmami.

§7. Wymagania techniczne

Do korzystania z Serwisu potrzebne są: urządzenie z dostępem do Internetu, aktualna przeglądarka internetowa oraz aktywny adres e-mail.

§8. Odpowiedzialność i reklamacje

• Operator dokłada starań, aby Serwis działał prawidłowo, lecz nie gwarantuje nieprzerwanej dostępności (przerwy techniczne, siła wyższa, awarie dostawców).
• Operator nie odpowiada za treść ofert ani za poprawność wycen przygotowanych przez Użytkownika. Operator nie odpowiada za utracone korzyści ani szkody wynikające z błędnych danych wprowadzonych przez Użytkownika.
• Reklamacje można zgłaszać na adres urbaniec.rafal@gmail.com. Operator rozpatruje je w terminie 14 dni.

§9. Rozwiązanie umowy

• Użytkownik może w każdej chwili usunąć konto z poziomu Serwisu. Dane są wówczas usuwane po 30-dniowym okresie karencji, z wyjątkiem danych, których dalsze przechowywanie jest wymagane przez obowiązujące przepisy prawa.
• Operator może rozwiązać umowę w przypadku rażącego naruszenia Regulaminu lub korzystania z Serwisu w sposób bezprawny.

§10. Zmiany Regulaminu

Operator może zmienić Regulamin z ważnych przyczyn (zmiany prawne, techniczne, zakresu usług). O zmianach poinformuje z odpowiednim wyprzedzeniem w Serwisie lub e-mailem. Dalsze korzystanie z Serwisu po wejściu zmian w życie oznacza ich akceptację.

§11. Postanowienia końcowe

W sprawach nieuregulowanych stosuje się prawo polskie oraz RODO. Ewentualne spory rozstrzyga sąd właściwy miejscowo dla siedziby Operatora, chyba że przepisy bezwzględnie obowiązujące stanowią inaczej.