Asystent Teo

Pomoc w aplikacji zwykle znaczy tyle, co spis artykułów, który trzeba przeczytać w chwili, gdy ma się w ręku telefon i klienta obok. Asystent Teo odwraca to: piszesz pytanie własnymi słowami, a odpowiedź przychodzi z tych samych artykułów, tylko już dopasowana do tego, o co pytasz.

Poza odpowiadaniem potrafi zaprowadzić na właściwy ekran i zaproponować gotową kartę — klienta, zlecenie, pozycje cennika — którą zatwierdzasz jednym kliknięciem. Poniżej opisujemy, kto go widzi, co umie, a czego celowo nie robi sam.

Asystenta otwierasz przyciskiem „Asystent AI Teo” na górnym pasku — obok Pomocy, a na telefonie obok dzwonka. Właściciel ma go od początku. Pracownik, który zarządza zleceniami albo ma dostęp do ofert, widzi go, gdy firma ma ustawione branże — Teo ustawia je sam z opisu pierwszej oferty albo zlecenia.

Pierwsza rozmowa

Na świeżym koncie okno asystenta otwiera się samo — tylko raz, gdy nie było jeszcze żadnej rozmowy. Teo wita się i proponuje „Przygotuj ofertę” albo „Mam zlecenie” (przycisk, do którego masz uprawnienia). Możesz też od razu napisać, co masz zrobić. Okno zamkniesz krzyżykiem od pierwszej sekundy i nic nie musisz kończyć — po zamknięciu nie wraca samo, a rozmowę wznowisz przyciskiem „Asystent AI Teo”.

Gdy opisujesz pierwszą pracę — ofertę albo zlecenie — Teo sam ustawia branże firmy na podstawie tego opisu i nie pyta o nie osobno. Od branż zależą startowe typy zleceń, szablony i produkty w bazie; typy poprawisz później w Ustawienia → Zlecenia → Typy zleceń.

Co potrafi

1. 1Odpowie na pytanie o Teodo, korzystając z artykułów pomocy.
2. 2Zaprowadzi Cię na właściwy ekran.
3. 3Zaproponuje kartę: klienta, pozycję cennika albo dane firmy — zapisze ją dopiero po Twoim „Zapisz”.
4. 4Przygotuje zlecenie — napisz „Mam zlecenie” albo kliknij ten przycisk na powitaniu i opisz pracę (kto, gdzie, co i kiedy). Teo poszuka klienta w Twojej kartotece i rozpisze zakres na pozycje z Twojego cennika; obok rozmowy pojawi się podgląd „Zlecenie na żywo” — szczegóły niżej.
5. 5Przygotuje ofertę — napisz „Przygotuj ofertę…” i opisz pracę albo kliknij „Chat z AI” w Oferty → Nowa oferta albo „Oferta z AI” na karcie klienta lub leada (okno otworzy się od razu ze szkicem oferty — nowym, z tym klientem lub leadem jako odbiorcą, albo tym w toku: wtedy odbiorca się nie zmienia). Asystent zbierze pozycje (z Twojego cennika), a obok rozmowy pojawi się podgląd szkicu „Oferta na żywo” z listą pozycji i sumami (w wąskim oknie, np. na telefonie — pasek nad polem wiadomości, który go otwiera). Odbiorca (klient albo lead) jest opcjonalny — możesz dopisać go później.

Oferta w rozmowie

Podgląd szkicu możesz edytować sam: zmień klienta (lead z plakietką „Lead” zamienisz przyciskiem „Zmień” na klienta z kartoteki albo zdejmiesz „Usuń”), tytuł, nazwę, ilość, jednostkę, cenę albo VAT pozycji, usuń ją albo dodaj nową — zmiana zapisuje się po wyjściu z pola lub Enterze, a Escape cofa wpis. W wąskim oknie (np. na telefonie) podgląd otwiera pasek z napisem „Oferta” i podsumowaniem nad polem wiadomości, a „Zamknij” wraca do rozmowy. „Porzuć” wyrzuca szkic. Po „Utwórz ofertę” w rozmowie pojawia się karta z numerem i kwotą brutto oraz przyciskami: otwórz ofertę, uzupełnij prezentację, dodaj zdjęcie, dopisz klienta, wyślij ofertę (to ostatnie otwiera kartę oferty, gdzie wysyłasz ofertę). Karta ma też „PDF oferty” i „Strona dla klienta” — oba otwierają się w nowej karcie przeglądarki, a link do strony klienta jest gotowy od razu (Twoje własne wejścia nie liczą się jako obejrzenie).

Zlecenie w rozmowie

Napisz „Mam zlecenie” (przycisk na powitaniu) albo po prostu opisz pracę: u kogo, co i kiedy. Teo pyta tylko o to, czego brakuje, i robi to jedną wiadomością: o stawkę za każdą robotę, której nie ma w Twoim cenniku, o to, czyj jest materiał (Twój czy klienta), o ilość i termin (możesz odpowiedzieć, że terminu nie ma). Typ zlecenia dobiera sam, bez pytania. Stawki z cennika bierze bez pytania, a stawki, której nie zna, nie wymyśla — zapyta. Liczy w netto z VAT 8% (stawkę VAT zmienisz przy pozycji).

Obok rozmowy rośnie podgląd „Zlecenie na żywo”: tytuł, termin, klient (imię i nazwisko albo firma oraz miejscowość — adres i telefon dopiszesz później), pozycje z ilościami i cenami oraz suma. Możesz go edytować sam: zmień tytuł, termin, imię i nazwisko klienta lub miejscowość (klienta z kartoteki zmienisz, prosząc o to Teo), nazwę, ilość, jednostkę, cenę albo VAT pozycji, usuń ją albo dodaj nową — zmiana zapisuje się po wyjściu z pola lub Enterze. Pozycja bez ilości blokuje „Utwórz zlecenie”, dopóki jej nie wpiszesz. W wąskim oknie (np. na telefonie) podgląd otwiera pasek z napisem „Zlecenie” i podsumowaniem nad polem wiadomości, a „Zamknij” wraca do rozmowy. „Porzuć” wyrzuca szkic.

1. 1Sprawdź podgląd i kliknij „Utwórz zlecenie”. Zlecenie powstaje raz — drugie kliknięcie ani ponowienie po zerwanym połączeniu nie założy kolejnego.
2. 2W rozmowie pojawia się karta z numerem i kwotą brutto oraz przyciskami „Otwórz zlecenie” i „Protokół odbioru (PDF)”. Protokół otwiera się w nowej karcie przeglądarki, a rozmowa zostaje na miejscu — dalej w artykule o protokole odbioru.
3. 3Stawki, które podałeś w rozmowie, zapisują się w Twoim cenniku — przy następnym takim zleceniu Teo weźmie je z cennika i nie zapyta. Zlecenie z terminem trafia do kalendarza.
4. 4Gdy klientowi ze zlecenia brakuje adresu albo telefonu, a Ty zarządzasz zleceniami, Teo od razu proponuje kartę, w której je wpiszesz — „Zapisz” uzupełnia dane klienta i miejsce wykonania prac w zleceniu, „Nie teraz” pomija krok (adres i telefon dopiszesz wtedy w zleceniu). Pracownik bez uprawnienia do klientów uzupełni tylko puste pola — wypełnione są nieaktywne, a zmieni je osoba z dostępem do klientów. Pracownik, który zakłada zlecenia, ale nie zarządza nimi, takiej karty nie dostaje.

Gdy możesz edytować dane firmy, a w Ustawieniach nie ma ich jeszcze, Teo proponuje na końcu także NIP — z niego uzupełni dane firmy, które trafiają na dokumenty. Po zleceniu proponuje go po karcie z adresem klienta (zapisanej albo pominiętej), a gdy takiej karty nie ma (klient ma już adres i telefon albo zlecenie jest bez klienta) — od razu po zleceniu; po ofercie od razu — jednym zdaniem w wiadomości Teo nad kartą oferty. Każdą z tych propozycji możesz odrzucić („Nie teraz” albo zwykłe „nie”) — w tej rozmowie Teo już do niej nie wraca i nie proponuje kolejnego dokumentu, dopóki o niego nie poprosisz.

Szablon i pola oferty

Oferta powstaje na szablonie z Szablonów ofert: wybranym w rozmowie, przypisanym do typu zlecenia (Ustawienia → Zlecenia → Typy zleceń, pole „Szablon prezentacji oferty”) albo domyślnym firmy.

1. 1Gdy szablon ma pola zmienne (np. adres budowy w nagłówku, opis dachu, terminy), asystent sam napisze ich treść z rozmowy. Przejrzysz i poprawisz ją po „Utwórz ofertę” w edycji oferty, w kroku Prezentacja (pole puste zostaje z treścią szablonu). Możesz też poprosić asystenta o zmianę jeszcze w rozmowie.
2. 2Gdy firma ma kilka szablonów, wybierzesz go w podglądzie, w polu „Szablon oferty” — zmiana szablonu usuwa treść pól napisaną przez asystenta. Gdy szablon wynika z typu zlecenia, wyboru szablonu w podglądzie nie ma.
3. 3Zdjęcia dodajesz w ofercie, w kroku Prezentacja — karta oferty prowadzi tam przyciskiem „Uzupełnij prezentację” albo „Dodaj zdjęcie”.

Zasady wyceny

Asystent wycenia tak, jak liczy Twoja firma. Przy ofercie wybiera typ (z Ustawienia → Zlecenia → Typy zleceń; gdy robota wyraźnie różni się od istniejących typów, pokaże kartę „Nowy typ zlecenia”: przyjmiesz proponowaną nazwę, poprawisz ją albo wybierzesz istniejący typ — nowy typ powstaje dopiero po Twoim kliknięciu). Przy pierwszej wycenie typu, który nie ma jeszcze zasad, zada kilka pytań o ilości i sposób liczenia — np. ile metrów przewodu liczysz na gniazdo albo czy robocizna idzie za punkt — i zaproponuje zapamiętanie odpowiedzi jako zasad tego typu: pokaże kartę „Zapamiętać zasady wyceny?” z listą zasad. Zasady zapisują się dopiero po kliknięciu „Zapamiętaj” („Nie zapamiętuj” zostawia je bez zmian). Kolejne wyceny tego typu idą bez pytań, a asystent napisze, według jakich zasad liczył. Napisz „wyceń szybko” albo „nie wiem, policz typowo”, a policzy na typowych wartościach i niczego nie zapamięta — chyba że wzoruje się na Twojej poprzedniej ofercie; wtedy zaproponuje zapamiętanie jej sposobu liczenia. Zasady poprawisz w rozmowie („licz 7 m na gniazdo” — asystent pokaże kartę z poprawionymi zasadami) albo w Ustawienia → Zlecenia → Zasady wyceny — jest tam blok „Ogólne” i blok dla każdego typu, z informacją, kto ostatnio je zmienił. Zasady to tylko ilości i sposób liczenia — ceny są w cenniku. Gdy cennik nie ma stawki głównej roboty (tej, którą zlecasz jako efekt, np. układanie płytek albo montaż gniazd), asystent zapyta o nią jednym krótkim pytaniem, zanim rozpisze pozycje; drobne pozycje i materiały oszacuje sam. Podana w rozmowie stawka trafia do szkicu, a po utworzeniu oferty także do Twojego cennika (chyba że pracujesz na ryczałcie).

Przy nowej ofercie asystent wzoruje się na Twoich poprzednich ofertach tego samego typu zlecenia — najchętniej zaakceptowanych. Bierze z nich zestaw pozycji i proporcje (ilości przelicza na bieżący zakres) oraz termin ważności; ceny bierze z cennika, a z poprzedniej oferty tylko dla pozycji, których w cenniku nie ma. Napisze jednym zdaniem, na której ofercie się wzoruje — odpowiedz „ta była nietypowa”, a weźmie inną albo żadną. Gdy typ zlecenia nie ma jeszcze zasad wyceny, asystent zaproponuje kartą zapamiętanie sposobu liczenia z tej oferty (proporcje, osobne pozycje, robocizna za jednostkę — bez cen) jako zasad; po Twoim kliknięciu „Zapamiętaj” kolejna oferta tego typu pójdzie według nich.

Cena podana w rozmowie („gniazdo liczę 130 zł”) od razu zmienia się w szkicu oferty. Jeśli pozycja jest w cenniku, asystent pokaże kartę „Zmienić ceny w cenniku?” ze starą i nową ceną: „Zmień w cenniku” zapisuje nowe ceny, „Tylko w tej ofercie” zostawia cennik bez zmian. Pozycję spoza cennika zaproponuje dodać kartą pozycji cennika. Obie karty zatwierdzi tylko osoba z dostępem do cennika. Pozycje, które asystent dopisał z ceną szacunkową, nie trafiają same do cennika — tylko przez tę kartę.

Nowa rozmowa

Przycisk w nagłówku okna zamyka bieżącą rozmowę i zaczyna nową — od zera, bez szkicu oferty ani zlecenia (szkic w toku przepada, więc jeśli go potrzebujesz, najpierw kliknij „Utwórz ofertę” albo „Utwórz zlecenie”). Rozmowa ma limit długości — po jego przekroczeniu asystent sam zaczyna kolejną i przenosi do niej szkic.

Zamknięcie

Okno zamykasz krzyżykiem albo klawiszem Escape — także w pierwszej rozmowie, bez żadnej konfiguracji. Gdy napiszesz, że to wszystko, asystent pokaże też przycisk „Przejdź do aplikacji”, który zamyka rozmowę. Kliknięcie „Asystent AI Teo” przywraca rozmowę tam, gdzie ją zostawiłeś — o ile minęło mniej niż dzień.