Poradnik dla fachowców — oferty, zlecenia, protokoły
Jak wystawić ofertę, rozliczyć zlecenie i przygotować protokół odbioru. Krótkie instrukcje bez teorii, pisane dla ekip i jednoosobowych firm.
Papierologia w małej firmie remontowej zaczyna się niewinnie: wycena na kartce, ustalenia przez telefon, faktura z pamięci. Problem pojawia się dopiero przy sporze o zakres albo przy kliencie, który dzwoni po roku z usterką — wtedy okazuje się, że nie ma czym wykazać, co i kiedy zostało zrobione.
Ten poradnik opisuje dokumenty i czynności, z których składa się typowe zlecenie: ofertę, umowę, protokół odbioru, kosztorys powykonawczy i fakturę. Każdy artykuł mówi, po co dany dokument istnieje i co powinien zawierać, a potem pokazuje, jak wystawić go w teodo.
Kolejność artykułów to kolejność pracy: od pierwszej oferty, przez prowadzenie zlecenia w terenie, po rozliczenie i sprawy firmowe. Nie musisz czytać wszystkiego — każdy tekst jest osobną instrukcją i da się go otworzyć wprost z wyszukiwarki.
Zaczynamy
Zlecenia i praca w terenie
- Od oferty do zleceniaKiedy oferta staje się zleceniem i po co wybierasz jego typ.
- Terminy, kalendarz i przypomnieniaPlanowanie dnia, terminy całodniowe i cykliczne przeglądy.
- Praca w terenieZdjęcia, checklista i dokładanie pozycji na miejscu.
- Wizualizacja elewacjiPodgląd koloru na zdjęciu budynku klienta.
Odbiór i rozliczenie
- Protokół odbioru i podpis klientaCo drukuje protokół i skąd bierze dane.
- Kosztorys powykonawczyRozliczenie robót i materiałów dla klienta, bez podpisów.
- Umowa o roboty budowlaneDokument na start roboty: cztery warunki i wydruk do podpisu.
- Faktura ze zleceniaPodpięcie systemu fakturowego i wystawienie dokumentu.
Firma
Częste pytania
- Jakie dokumenty musi wystawić fachowiec przy remoncie?
- W typowym zleceniu dla klienta indywidualnego są to: oferta z wyceną, umowa (przy większym zakresie), protokół odbioru po zakończeniu prac i faktura albo rachunek. Kosztorys powykonawczy dokładasz wtedy, gdy zakres zmienił się w trakcie i końcowa kwota różni się od oferty.
- Czy protokół odbioru jest obowiązkowy?
- Przepisy nie wymagają go przy każdej robocie, ale to on zamyka sprawę: bez podpisanego protokołu trudno wykazać, że klient odebrał prace bez zastrzeżeń, a termin gwarancji nie ma od czego biec. Przy pracach dla firm bywa też warunkiem wypłaty wynagrodzenia.
- Od czego zacząć porządkowanie dokumentów w firmie?
- Od cennika. Dopóki stawki siedzą w głowie, każda wycena zaczyna się od zera i za tę samą pracę wychodzi raz więcej, raz mniej. Spisany cennik robocizny i materiałów skraca ofertę do kilku minut i jest podstawą wszystkich pozostałych dokumentów.
- Czy te instrukcje dotyczą tylko użytkowników teodo?
- Nie. Część o samych dokumentach — co powinny zawierać, kiedy się je sporządza, jaka stawka VAT obowiązuje — jest niezależna od programu. Dalsza część każdego artykułu pokazuje, jak zrobić to samo w teodo, żeby nie trzeba było przepisywać danych ręcznie.