Protokół odbioru i podpis klienta
Protokół odbioru robót to dokument, którym wykonawca i klient potwierdzają, że prace zostały wykonane i odebrane. Powstaje po zakończeniu zlecenia i jest podstawą do wystawienia faktury oraz punktem odniesienia, gdy klient wróci później z zastrzeżeniami.
Dobry protokół zawiera strony umowy, adres i zakres wykonanych prac, datę odbioru oraz miejsce na podpisy. Poniżej opisujemy, co drukuje protokół w teodo i skąd bierze dane.
Protokół odbioru to dokument, którym zamykasz zlecenie u klienta: potwierdza, co zostało wykonane i że klient to odebrał. Generujesz go z karty zlecenia, w sekcji Dokumenty.
Co jest na wydruku
- 1Numer zlecenia, data odbioru, dane obu stron i miejsce wykonania.
- 2Lista czynności — sama robocizna, bez kwot.
- 3Podpis klienta, jeśli podpisał na telefonie, oraz Twój podpis z ustawień konta. Brakujący podpis zostawia puste miejsce do wypełnienia ręcznie.
Co możesz zmienić
Typ zlecenia decyduje o trzech rzeczach: czy drukować listę czynności, czy dołączyć pola wypełnione w terenie (pomiary, numery seryjne) i czy dodać wykaz użytych materiałów. Ustawiasz to raz na typie, działa wstecz dla zleceń, które już masz.
Uwagi i zastrzeżenia
Uwagi (przycisk „Dodaj uwagi” w sekcji Dokumenty, okno „Uwagi do protokołu”) decydują o treści dokumentu. Zostawione puste — dokument mówi, że klient odebrał prace BEZ ZASTRZEŻEŃ. Wpisane cokolwiek — protokół mówi, że odebrał je Z ZASTRZEŻENIAMI wskazanymi niżej, a Twoja treść drukuje się pod spodem. To różnica, która ma znaczenie przy sporze: odbiór z zastrzeżeniami nie zamyka zakresu tak samo jak odbiór bez nich.
Podpis klienta
Klient podpisuje palcem na Twoim telefonie. Podpis zapisuje się razem z datą odbioru i wchodzi do protokołu. Podpisany protokół zamraża tę datę — późniejsze poprawki nie zmienią dokumentu, który klient już dostał.
Protokół bez podpisów
Protokół możesz wygenerować zanim ktokolwiek się podpisze — wtedy w miejscu podpisów są linie z opisem „data i podpis” do wypełnienia długopisem. Po powrocie z budowy, gdy klient podpisze na telefonie, wygeneruj dokument ponownie: nowa wersja nadpisuje poprzednią i zawiera już oba podpisy.
Częste pytania
- Kiedy sporządza się protokół odbioru robót?
- Po zakończeniu prac, przy kliencie. To on zamyka etap wykonawczy i jest podstawą do faktury oraz punktem odniesienia, gdy klient wróci później z zastrzeżeniami. Przy dłuższych kontraktach sporządza się też protokoły częściowe, po etapach.
- Czy protokół odbioru musi być podpisany?
- Podpis klienta rozstrzyga odbiór, ale sam dokument powstaje i bez niego — z liniami na datę i podpis do uzupełnienia długopisem. Wersję podpisaną klient może podpisać palcem na telefonie; wtedy data odbioru bierze się z podpisu, a nie z dnia wydruku.
- Co wpisać, gdy klient ma zastrzeżenia?
- Wpisujesz je w pole uwag i usterek. Zdanie na protokole wynika wprost z tego pola: puste znaczy odbiór bez zastrzeżeń, wypełnione — odbiór z zastrzeżeniami wskazanymi poniżej. Nie ma osobnego przełącznika, żeby treść nie mogła zaprzeczyć uwagom.
- Czy protokół można wydać po zamknięciu zlecenia?
- Tak, po zafakturowaniu albo zapłacie dokument nadal się generuje — ale raz. Gdy plik już jest w dokumentacji, ponowne wydanie jest zablokowane, bo nadpisałoby wydruk podpisany przez klienta. Uwagi czyta wtedy ze stanu zamrożonego i ich nie zmienia.
Zrób to w teodo
Załóż konto i sprawdź przez 14 dni, bez karty.